Nouveau ! " Fichier FFESSM "

Importer et comparer le fichier licenciés FFESSM

La fonctionnalité “Fichier FFESSM” permet d’importer le fichier licenciés provenant du site fédéral afin de comparer les données avec les comptes existants sur le site du club.

Cet outil permet ensuite :
    •    de créer les comptes manquants ;
    •    de mettre à jour les informations des membres ;
    •    de supprimer les comptes qui ne figurent plus dans le fichier fédéral ;
    •    de détecter et fusionner les doublons.

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1. Exporter le fichier depuis le site fédéral FFESSM

Avant toute chose, il faut récupérer le fichier des licenciés depuis le site fédéral de la FFESSM.
Ce fichier sera ensuite importé dans VPDive.

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2. Importer le fichier dans VPDive

Une fois le fichier téléchargé, rendez-vous dans l’administration du site du club.

Étapes :
    1.    Allez dans Admin.
    2.    Ouvrez la rubrique “Fichier FFESSM”
    3.    Dans l’écran Fichier des licenciés FFESSM, cliquez sur Ajouter un fichier.
    4.    Sélectionnez sur votre ordinateur le fichier exporté depuis le site fédéral.
    5.    Cliquez sur Valider pour lancer l’import.

Le fichier est alors importé dans l’outil.



Important:
À cette étape, aucun compte membre n’est créé automatiquement.
L’import sert d’abord à charger les données fédérales afin de pouvoir les comparer avec les comptes déjà présents sur le site du club.
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3. Valider le fichier importé

Une fois le fichier importé, vous pouvez cliquer sur le bouton permettant de valider le fichier.
Cette validation vous donne ensuite accès à l’écran de comparaison des membres.
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4. Comparer les membres

L’écran Comparaison des membres permet de visualiser :
    •    les membres qui ont déjà un compte sur le site du club ;
    •    les informations provenant du fichier fédéral ;
    •    les écarts éventuels entre les deux sources.

Cette comparaison permet de savoir rapidement :
    •    quels membres ont déjà un compte ;
    •    quels membres n’ont pas encore de compte ;
    •    quelles données doivent être mises à jour ;
    •    quels comptes ne correspondent plus au fichier fédéral.
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5. Utiliser les actions groupées

Grâce aux actions groupées, plusieurs opérations peuvent être réalisées en quelques clics.

- Créer les comptes manquants : 
Vous pouvez créer tous les comptes inconnus dans VPDive à partir des membres présents dans le fichier fédéral.
Cela permet d’ajouter rapidement sur le site du club les licenciés qui n’ont pas encore de compte.

-  Supprimer les comptes absents du fichier fédéral :
Vous pouvez également supprimer tous les comptes inconnus dans le fichier fédéral.
Cette action est utile pour nettoyer les anciens comptes, par exemple pour les membres dont la licence n’a pas été renouvelée à la fédération.

- Mettre à jour les informations des membres:
Vous pouvez enfin mettre à jour les informations issues du fichier fédéral dans les comptes existants sur VPDive.

Cela permet par exemple de récupérer :
    •    des informations personnelles mises à jour ;
    •    des niveaux ou qualifications non encore renseignés ;
    •    des données fédérales plus récentes que celles présentes sur le site du club.

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6. Gérer les doublons

Depuis l’outil, vous pouvez également accéder à l’écran Doublons.

Cet écran permet d’identifier les membres qui possèdent plusieurs comptes sur le site du club.

Dans ce cas :
    •    vous pouvez fusionner les deux comptes ;
    •    le membre conserve alors un seul identifiant, un seul mot de passe et un seul compte.

Cela permet de simplifier la gestion du membre et d’éviter les erreurs liées aux comptes multiples.

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7. Fusion des doublons par le membre lui-même

Si un membre se connecte à son compte et qu’un doublon est détecté, il a également la possibilité, selon les droits et le fonctionnement prévu, de voir ce doublon depuis son profil et de fusionner lui-même ses comptes.

Cela lui permet de retrouver un accès unique sans intervention systématique de l’administrateur.

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Résumé :

La fonctionnalité Fichiers FFESSM permet de :
    •    importer le fichier licenciés depuis la fédération ;
    •    comparer les données fédérales avec les comptes du site du club ;
    •    créer les comptes manquants ;
    •    supprimer les comptes devenus obsolètes ;
    •    mettre à jour les informations des membres ;
    •    détecter et fusionner les comptes en doublon.

C’est un outil pratique pour garder le site du club aligné avec les données fédérales et faciliter la gestion des licenciés.

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